万事、塞翁が馬

人生の幸・不幸は予測しがたい。京都の酒造ベンチャー"FLFS"の「名目上の社長」こと姉崎亮太の平凡な日常の記録。

最近したしょうもないミス 不動産の賃貸契約書をなくす

銀行(信金)からお金を借りてみようと思って「貸してください」と言ってみたところ、色々と必要な書類があると言われる。

まず審査があり審査用の書類が必要。3年分の決算資料とヒアリングシート、賃貸契約書、その他の金の流れの証拠になるような書類。株などの会社の所有権については登記簿が必要だがそれは銀行サイドで勝手にとるとのこと。

つぎに審査が通ると融資の申込書に印鑑を押すので印鑑証明書が必要になる。という仕組みだそうだ。

"借りてみる(借りれるかどうかの確認とどういう作業が必要か知りたい)"というのが目的で別に急にお金が必要になったわけではない。その旨を伝えて「最低金額を借りたいです」と伝えたら「最低金額は100万円だよ」との事。決算書はその場で渡し「これなら大丈夫ですよ」という内諾を担当者にもらう。

最初の取引は審査プロセスが綿密な分だけ長く待たされる。多額が必要だとか急に必要になったとかそういう場合に備えて最初の一回を済ませておいた方がいいそうである。使わないので借りたお金は1月ほど置いてそのまま返すことになる。金利は無駄になるが、まぁ1000円くらいだしいいや。

問題は、タイトルにもなっている事務所の賃貸契約書をなくしたことである。確か昔、別件で役所の書類か何かを書いたときに添付書類として賃貸契約書の写しが必要で、持ち出したまでは覚えている。それが一年くらい前で、その後ファイルとファイル棚の整理をして、その時にどこかにしまって、それ以後見てない。

賃貸契約書は住所の確認用に割と使われるようである。登記簿だけだとペーパーカンパニーかもしれないからね。

結局ファイル棚にあるファイルを全部チェックする事になってしまった。
社長が片手間で事務処理をしてるようじゃダメなんだな。ちゃんと事務員を雇って書類仕事とその管理がつつがなく行われるようにしないと、というしょうもない教訓を得た。

文書管理という業務は結構難しい。

  1. 法律上保存の義務がある:どこかに放り込んでおけばいい
  2. もう使わない:捨てるべきだが「捨てていい」という判断ができないので結局保存。
  3. よく使う:棚のよく使う場所に置いておく
  4. たまに使う:棚の使わないところに置いておくべきだが、1の中に紛れ込む

保存義務がある書類には経理の領収書や各種契約書、役所からの交付文書などがあり大半が1になる。1が一番量が多い。そこに2と4も混ざりカオスになる。
「どういう書類にどういう法的な意味があるのか(またはないから捨てていいのか)」
「たまに使うが発生するのはどういう書類か」
「その出現頻度に合わせたファイリング」
といった実務上の知識が必要になる。で、これは載ってる本を見たことがないので痛い目見ながら覚えるしかないんだろうなぁ。本社業務(バックオフィス)は自分でやるには難しく、外注できず、人材育成も大変なので経営上のボトルネックになりがち。